1Definities
- Regivaro
- de besloten vennootschap die de dienst Regivaro aanbiedt, bereikbaar via regivaro.nl.
- Klant
- de organisatie die een account aanmaakt en de dienst gebruikt, tevens 'wederpartij' in de zin van de wet.
- Gebruiker
- een natuurlijk persoon die door de klant is uitgenodigd om de dienst te gebruiken.
- Dienst
- de software-as-a-service oplossing van Regivaro voor projectbeheer, inclusief bijbehorende ondersteuning.
- Overeenkomst
- de overeenkomst tussen Regivaro en de klant voor het gebruik van de dienst, waarvan deze voorwaarden onderdeel zijn.
- Vertrouwelijke informatie
- alle informatie die partijen elkaar verstrekken en die als vertrouwelijk is aangemerkt, of waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit.
- Persoonsgegevens en verwerken
- hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan geeft.
2Toepasselijkheid en aanvaarding
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de dienst en op alle overeenkomsten tussen Regivaro en de klant. Afwijkingen zijn alleen geldig als beide partijen dit schriftelijk zijn overeengekomen. Toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Regivaro stelt deze voorwaarden voor of bij het aangaan van de overeenkomst beschikbaar op een manier die de klant kan opslaan en later terugvinden (bijvoorbeeld als downloadbaar document), zodat de klant daadwerkelijk kennis heeft kunnen nemen van de inhoud.
3Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant een account aanmaakt en deze voorwaarden en de bijbehorende verwerkersovereenkomst accepteert. De klant staat ervoor in dat de bij aanmelding opgegeven gegevens juist en volledig zijn, en dat degene die de overeenkomst namens de klant aangaat daartoe bevoegd is.
4Proefperiode
Nieuwe klanten krijgen een proefperiode van 14 dagen met volledige toegang tot de dienst, zonder dat betaalgegevens nodig zijn. Na afloop van de proefperiode dient de klant een abonnement te kiezen om de dienst te kunnen blijven gebruiken. Gegevens die tijdens de proefperiode zijn ingevoerd, blijven bewaard totdat de in artikel 16 genoemde termijn is verstreken.
5Abonnement, tarieven en betaling
De actuele abonnementsvormen en tarieven staan op regivaro.nl/prijzen. Abonnementen worden per maand gefactureerd en zijn maandelijks opzegbaar. Regivaro mag tarieven wijzigen; bestaande klanten worden hierover minimaal 30 dagen vooraf geïnformeerd. Indien de klant niet akkoord gaat met een tariefswijziging, heeft de klant het recht de overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
Bij niet-tijdige betaling is de klant vanaf de vervaldatum van rechtswege de wettelijke handelsrente verschuldigd over het openstaande bedrag, en is de klant buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd volgens de wettelijke staffel. Regivaro kan de toegang tot de dienst opschorten totdat volledige betaling is ontvangen. Gedurende de periode van opschorting blijft de betalingsverplichting van de klant onverminderd van kracht.
6Gebruik van de dienst
De klant is verantwoordelijk voor het beheer van gebruikersaccounts binnen de eigen organisatie, waaronder het toekennen van rollen en rechten, en voor het geheimhouden van inlog- en toegangsgegevens. De klant zorgt ervoor dat gebruikers zich houden aan deze voorwaarden en gebruikt de dienst niet voor onrechtmatige doeleinden. Regivaro mag het gebruik opschorten als redelijkerwijs vermoed wordt dat de dienst wordt misbruikt of de beveiliging van andere klanten in gevaar brengt. Gedurende een terechte opschorting blijft de betalingsverplichting van de klant onverminderd van kracht. Schade door misbruik van inloggegevens of van externe authenticatie- en koppelingsdiensten (zoals inloggen of koppelen via Microsoft, Google of een andere OAuth- of SSO-dienst) die de klant zelf heeft geactiveerd, komt voor rekening van de klant, tenzij die schade het gevolg is van een tekortkoming van Regivaro. De klant gebruikt de dienst op een redelijke wijze. Belast het gebruik van de klant de dienst of de infrastructuur buitensporig, bijvoorbeeld door uitzonderlijk grote hoeveelheden opslag of geautomatiseerde verzoeken, dan neemt Regivaro eerst contact op met de klant. Leidt dat niet binnen een redelijke termijn tot een oplossing, dan mag Regivaro het gebruik redelijk beperken of met de klant meerkosten afspreken.
7Beschikbaarheid en onderhoud
Regivaro spant zich in voor een goede beschikbaarheid van de dienst, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid; er is sprake van een inspanningsverplichting, niet van een resultaatsverplichting. Onderhoud wordt waar redelijkerwijs mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en, bij verwachte impact, vooraf aangekondigd. Regivaro is gerechtigd de dienst, inclusief functionaliteiten, tussentijds aan te passen of te updaten ten behoeve van de verbetering van de software, de beveiliging of de beschikbaarheid, mits de kernfunctionaliteit van de dienst daardoor niet wezenlijk achteruitgaat. Zulke aanpassingen geven de klant geen recht op schadevergoeding of ontbinding.
Regivaro maakt dagelijks een back-up van de gegevens in de dienst en bewaart deze gedurende een beperkte periode, met als doel de dienst na een storing of incident te kunnen herstellen. Deze back-ups zijn een voorziening van Regivaro en geen vervanging van een eigen kopie van de klant. De klant is zelf verantwoordelijk voor het regelmatig downloaden en bewaren van een eigen kopie van zijn gegevens, bijvoorbeeld via Beheer > Back-up in de dienst. Regivaro garandeert niet dat gegevens die na de laatst gemaakte back-up zijn ingevoerd of gewijzigd, na een storing of incident kunnen worden hersteld.
8Garantie en uitsluitingen
Regivaro staat er voor in dat de dienst met de zorg van een goed opdrachtnemer wordt geleverd. Buiten wat uitdrukkelijk in de overeenkomst of deze voorwaarden is toegezegd, geeft Regivaro geen garanties - expliciet of impliciet - over de geschiktheid van de dienst voor een specifiek door de klant beoogd doel, en wordt de dienst geleverd op basis van 'zoals deze is' ('as is'), met de inspanningen die in artikel 7 zijn omschreven.
9Gegevensbescherming en subverwerkers
Regivaro verwerkt persoonsgegevens namens de klant als verwerker in de zin van de AVG. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel uitmaakt van de overeenkomst op het moment dat de klant zich registreert en akkoord gaat met deze voorwaarden. Zie regivaro.nl/beveiliging voor meer informatie over beveiliging en gegevensbescherming, waaronder de incidentprocedure.
Regivaro mag derde partijen (subverwerkers) inschakelen voor onderdelen van de dienst, zoals hosting en e-maillevering, en legt deze partijen dezelfde verplichtingen op als in de verwerkersovereenkomst met de klant zijn afgesproken. Regivaro blijft ten opzichte van de klant volledig aansprakelijk voor het nakomen van die verplichtingen door een subverwerker.
10Geheimhouding
Partijen behandelen elkaars vertrouwelijke informatie vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting geldt niet voor informatie die al openbaar was zonder schending van deze bepaling, die de ontvangende partij al rechtmatig kende, of die op grond van een wettelijke plicht of een rechterlijke uitspraak moet worden verstrekt - in het laatste geval informeert de ontvangende partij de andere partij hierover vooraf, voor zover dat wettelijk is toegestaan. Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
11Intellectueel eigendom
Alle rechten van intellectuele eigendom op de dienst berusten bij Regivaro of haar licentiegevers. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken gedurende de looptijd van de overeenkomst. Gegevens die de klant in de dienst invoert, blijven eigendom van de klant. De rechten op de werking van AI-functionaliteiten van de dienst, waaronder de gebruikte prompts en instructies, berusten bij Regivaro. Output die AI-functionaliteiten genereren op basis van gegevens van de klant, behoort tot de gegevens van de klant. AI-output kan onjuist of onvolledig zijn; Regivaro staat niet in voor de juistheid ervan en de klant controleert de output voordat hij erop vertrouwt.
12Vrijwaring
De klant vrijwaart Regivaro voor aanspraken van derden die verband houden met de door de klant of diens gebruikers in de dienst ingevoerde gegevens, of met gebruik van de dienst in strijd met deze voorwaarden of toepasselijke wetgeving.
Regivaro vrijwaart de klant voor aanspraken van derden die stellen dat de dienst zelf - met uitzondering van door de klant ingevoerde gegevens en met uitzondering van gebruik in strijd met deze voorwaarden - inbreuk maakt op een intellectueel eigendomsrecht van die derde, mits de klant Regivaro onverwijld schriftelijk over de aanspraak informeert en de afhandeling ervan, inclusief eventuele schikkingsonderhandelingen, aan Regivaro overlaat.
13Aansprakelijkheid
De totale aansprakelijkheid van Regivaro voor schade die voortvloeit uit of verband houdt met de overeenkomst is per gebeurtenis (een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoedingen die de klant in de 3 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Regivaro heeft betaald, met een minimum van € 37,50 (ook als de klant nog niets heeft betaald, bijvoorbeeld tijdens de proefperiode van artikel 4) en een absoluut maximum van € 10.000 per gebeurtenis. De totale aansprakelijkheid van Regivaro onder de overeenkomst is bovendien, over de gehele duur van de overeenkomst samen, nooit hoger dan € 15.000.
Regivaro is beperkt aansprakelijk voor schade door verlies van gegevens tot maximaal de in dit artikel genoemde caps, tenzij dit verlies het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Regivaro. Regivaro is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen: gevolgschade, gederfde omzet of winst, gemiste besparingen en reputatieschade. Regivaro is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de werking, fouten, storingen of beveiliging van software of diensten van derden waarmee de dienst (al dan niet via een API, koppeling of export) is verbonden, tenzij de fout in de dienst van Regivaro zelf ligt.
Deze beperkingen gelden niet voor schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Regivaro, en niet voor de vrijwaringsverplichting van Regivaro uit artikel 12.
De aansprakelijkheid van de klant is niet aan de in dit artikel genoemde bedragen onderworpen voor zover deze voortvloeit uit een schending van artikel 6 (Gebruik van de dienst), artikel 10 (Geheimhouding), artikel 11 (Intellectueel eigendom), de vrijwaringsverplichting van de klant uit artikel 12, of de betalingsverplichtingen uit artikel 5.
14Vervaltermijn
Een vordering tot schadevergoeding tegen Regivaro vervalt indien de klant deze niet binnen 12 maanden nadat de klant met de schade en met de aansprakelijkheid van Regivaro bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, schriftelijk bij Regivaro heeft ingediend én, bij gebreke van een oplossing, aanhangig heeft gemaakt bij de bevoegde rechter.
15Overmacht
Geen van beide partijen is aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een tekortkoming die haar niet kan worden toegerekend, zoals uitval van internet, elektriciteit of de infrastructuur van de hostingpartij, een DDoS-aanval, of een algemene storing bij een toeleverancier die buiten de redelijke controle van Regivaro valt. Duurt de overmachtssituatie langer dan 30 dagen, dan mag ieder van de partijen de overeenkomst ontbinden voor het deel dat nog niet is uitgevoerd, zonder tot enige schadevergoeding verplicht te zijn.
16Duur, opzegging en beëindiging
De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd en kan door de klant op elk moment worden opgezegd, direct vanuit de eigen omgeving in de dienst, zonder opzegtermijn. Regivaro kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen bij ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden door de klant, of bij surseance, faillissement of onder curatelestelling van de klant.
De klant kan tot het moment van beëindiging de eigen gegevens exporteren vanuit de dienst. Na beëindiging van het abonnement of na het verlopen van een proefperiode die niet wordt omgezet in een abonnement, blijven de gegevens van de klant nog maximaal 30 dagen bewaard, waarna deze definitief worden verwijderd. Kopieën in de nachtelijke back-ups worden uiterlijk 30 dagen daarna overschreven. Vraagt de klant binnen die termijn om ondersteuning bij de overgang naar een andere dienstverlener, dan bestaat de medewerking van Regivaro uit het beschikbaar stellen van de standaard exportfunctionaliteit van de dienst (zoals export naar CSV of Excel en de back-updownload via Beheer > Back-up). Aanvullende werkzaamheden voert Regivaro alleen uit na voorafgaand akkoord van de klant, tegen de dan geldende tarieven.
17Overdracht van rechten en verplichtingen
De klant mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet aan een derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Regivaro. Regivaro mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen aan een aan haar gelieerde onderneming of aan een partij die de onderneming van Regivaro overneemt, en zal de klant hierover vooraf informeren.
18Kennisgevingen
Mededelingen die volgens deze voorwaarden of de overeenkomst schriftelijk moeten worden gedaan, mogen ook per e-mail worden gedaan aan het bij Regivaro respectievelijk bij de klant bekende e-mailadres, en gelden als ontvangen op de eerste werkdag na verzending.
19Volledige overeenkomst en rangorde
De overeenkomst, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst vormen samen de volledige afspraken tussen partijen en vervangen eerdere afspraken en toezeggingen over hetzelfde onderwerp. Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde: (1) de verwerkersovereenkomst voor onderwerpen die de verwerking van persoonsgegevens betreffen, (2) specifieke, schriftelijk overeengekomen afwijkingen, (3) deze algemene voorwaarden.
20Deelbaarheid
Als een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.
21Wijzigingen van deze voorwaarden
Regivaro kan deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aan de klant gecommuniceerd. Voortgezet gebruik van de dienst na die datum geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.
22Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden in eerste instantie in onderling overleg opgelost; komen partijen niet tot een oplossing, dan is de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Lelystad exclusief bevoegd om van het geschil kennis te nemen, onverminderd het recht van Regivaro om een geschil voor te leggen aan de volgens de wet anders bevoegde rechter.